# Grundlagen im Umgang mit E-Mail

## Mail-Ordner

Wenn Sie viele E-Mails empfangen, werden Sie vermutlich bald merken, daß Ihr Posteingangsordner an einen Punkt gelangt, wo es schwierig wird, eine E-Mail wiederzufinden, selbst wenn Sie sie erst vor wenigen Tagen erhalten haben. Aus diesem Grunde verfügt Claws Mail, wie wohl die meisten guten Mailprogramme, über eine Reihe von Möglichkeiten, mit denen Sie Ihre Mails organisieren können.

Sie können soviele Ordner und Unterordner anlegen, wie Sie wollen. Zum Beispiel einen Ordner für Ihre Familie, einen für Ihre Freunde, Ordner für Mailinglisten, Archiv-Ordner für alte Mails, die Sie noch verfügbar halten möchten usw.. Um einen neuen Ordner anzulegen, rechtsklicken Sie einfach auf seinen Stammordner und wählen Neuer Ordner... aus dem Klappmenü. Wenn Sie beispielsweise innerhalb Ihres Posteingangs einen Ordner namens Freunde anlegen wollen, rechtsklicken Sie einfach auf den Eingangsordner, wählen Neuer Ordner... und geben im folgenden Dialog Freunde ein. Klicken Sie auf OK - und der neue Ordner ist angelegt.

## Ordner-Organisation

Die nun angelegten Ordner und deren Inhalt können Sie handhaben - entweder über das Menü oder mit Mausbewegungen. Um z.B. einen Ordner in einen anderen zu verschieben, rechtsklicken Sie Sie auf den zu bewegenden Ordner, wählen den Menüpunkt Ordner verschieben... und wählen dann den Zielordner. Damit verschieben Sie den Ordner (und alle Nachrichten darin) in einen Unterordner des ausgewählten Ordners. Alternativ können Sie einen Ordner zu einem anderen ziehen, indem Sie darauf klicken und die Maustaste gedrückt halten, den Zeiger über den Zielordner bewegen und die Taste loslassen.

Möchten Sie einen Ordner mitsamt seiner Mail entfernen, rechtsklicken Sie einfach auf den Ordner und wählen Ordner löschen.... Da dies mit einem Risiko verbunden ist (die Nachrichten im Ordner werden unwiderruflich gelöscht), werden Sie um Bestätigung gebeten.

Ebenso wie Sie einen Ordner verschieben, können Sie auch E-Mails von einem Ordner in einen anderen verschieben. Hier gilt dieselbe Vorgehensweise: entweder Sie bewegen E-Mails mit der Maus zu einem Ordner oder wählen Verschieben..., nachdem Sie mit rechts darauf geklickt haben. Sie können mehrere E-Mails markieren, wenn Sie beim Klicken die STRG- oder Umschalttaste drücken. Sie können E-Mails auch in einen anderen Ordner kopieren, wenn Sie beim Verschieben mit der Maus die STRG-Taste halten oder im Kontextmenü Kopieren... wählen.

## IMAP-Anmeldungen

Das IMAP-Protokoll kann eine Liste von Ordnern speichern, die Sie angemeldet haben. Die meisten Mailprogramme zeigen dem Benutzer nur die angemeldeten Ordner an; über ein kleines Fenster kann er die übrigen Ordner anmelden. Claws Mail beachtet solche Anmeldungen standardmäßig, und nur angemeldete Ordner werden angezeigt. Um alle ihre Ordner zu sehen, können Sie einfach nur angemeldete Ordner anzeigen im IMAP-Kontextmenü oder den Kontoeinstellungen abwählen. Über dieses Kontextmenü ist es auch möglich, Order an- und abzumelden. Sind nicht-angemeldeten Ordner auf der Liste ausgespart, haben Sie zwei Möglichkeiten, einen Ordner anzumelden: entweder Sie schalten alle sichtbar, melden die gewünschten an, und schalten die nicht-angemeldeten wieder aus; oder Sie kennen den Ordnernamen und wählen Neuen Ordner erstellen in Kontextmenü des Stammordners.

## Mail filtern

Wenn Sie dann einen netten Ordnerbaum beisammen haben, möchten Sie wahrscheinlich, daß Claws Mail Ihre Eingangsmail automatisch sortiert, um sie nicht jedesmal manuell verschieben zu müssen, wenn neue eintrifft. Dazu können Sie die Filterfunktion einsetzen.

Sie finden die Filtereinstellungen im Menü Konfiguration unter Filterung. Über diesen Dialog können Sie neue Filterregeln erstellen, bestehende ändern oder löschen, die Regeln umordnen und sie ein- oder ausschalten. Filterregeln werden durch 5 Elemente bestimmt: den Aktiv-Status, einen Namen, einen Kontonamen, eine Bedingung und eine Aktion. Alle inaktiven Regeln werden einfach ignoriert. Der Eintrag für Name ist optional; er hilft Ihnen, die Regeln zuzuordnen. Ein Kontoname kann gewählt werden, beschränkt die Regel jedoch auf Mail von diesem Mailkonto, während sie beim Abrufen aller anderen Konten übergangen wird. Die Standardvorgabe lautet Alle, womit die Regel global ist und für jede Mail gilt, ohne Rücksicht auf das Konto von dem sie abgerufen wurde (siehe auch den folgenden Abschnitt). Das Format der Bedingung ist ein Ausdruck, der bestimmt, worauf Claws Mail beim Filtern achten soll: to matchcase claws-mail-users betrifft z.B. Nachrichten an irgendeine Adresse, die claws-mail-users enthält. Sie können leicht Bedingungen definieren, indem Sie auf die Schaltfläche Definieren... rechts neben dem Feld klicken. Der letzte Teil einer Filterregel ist die Aktion, welche Claws Mail anweist, wie mit Mail zu verfahren ist, die der gerade definierten Bedingung entspricht. So markiert z.B. mark_as_read die Mail als gelesen, sobald sie im Posteingangsordner landet. move #mh/Mailbox/inbox/Freunde würde die Mail in Ihren Unterordner Freunde verschieben. Hier gibt es ebenfalls eine Schaltfläche Definieren..., die Ihnen die Definition der auszuführenden Aktion erleichtert.

Filterregeln können auch einem einzelnen, ganz bestimmten Mailkonto zugewiesen werden. Sie erreichen dies, indem Sie in der Combo-Box Konto unterhalb des Eintrags Name ein Mailkonto auswählen. Wenn Sie ein einzelnes Mailkonto bestimmen, wird die Filterregel nur auf Nachrichten angewandt, die vom genannten Konto abgerufen wurden. Die Standardvorgabe lautet Alle, womit die Regel global ist und für Nachrichten von jedem Mailkonto gilt. Wenn Sie Nachrichten von Hand filtern, obwohl kontenspezifische Regeln definiert sind, werden Sie gefragt, was mit diesen Filterregeln geschehen soll. Es gibt die Möglichkeiten, die Regeln auszusetzen, sie ungeachtet der Kontenzuordnung anzuwenden oder die Regeln für das aktuell gewählte Konto zu benutzen. Vorsicht: Wenn Sie das Kontrollkästchen bei Diese Nachricht das nächste Mal anzeigen abwählen und auf Filter klicken, wird diese Auswahl beim folgenden manuellen Filtern ohne weitere Bestätigung angewandt. Kontenspezifische Regeln sind nur zum Filtern verfügbar (eingebunden oder manuell), die Funktion steht für die Bearbeitung von Ordnern oder zur Vor-/Nachbereitung nicht zur Verfügung.

Sobald Sie die Regel definiert haben, können Sie sie über die Schaltfläche Hinzufügen in die Filterliste aufnehmen. Bedenken Sie, daß die Reihenfolge der Regeln wichtig ist: Findet Claws Mail eine zur E-Mail passende Regel, die diese verschiebt oder löscht, dann endet die Suche nach weiteren Regeln für diese Mail. Aus diesem Grunde finden Sie rechts neben der Filterliste vier Schaltflächen zum Umordnen der Filterregeln. Die Regeln können auch mit der Maus umgeordnet werden.

Außerdem gibt es eine Schnellmethode zum Erstellen von Filterregeln, die auf der ausgewählten Nachricht basiert. Nachdem Sie den zu filternden Mailtyp markiert haben, wählen Sie Filterregel erstellen... aus dem Menü Extras und wählen dann einen Typ aus dem Untermenü: Automatisch eignet sich gut für Nachrichten in Mailinglisten, Nach Absender erstellt einen Filter gemäß dem Absender der E-Mail, Nach Empfänger erstellt einen Filter gemäß dem Empfänger, und Nach Betreff erstellt einen Filter gemäß dem Betreff. Jeder dieser Filtertypen hat seine Vorteile; Sie finden selbst heraus, welcher sich besser eignet. Meistens ist Nach Absender recht praktisch, um normale Kontaktmails zu sortieren, während Nach Empfänger nützlicher ist, um Mails auf einzelne Konten zu verteilen.

## Suchen

Es gibt verschiedene Methoden, um nach E-Mails zu suchen.

Eine davon ist relativ üblich und findet sich im Menü Bearbeiten unter Ordner durchsuchen.... Hierzu öffnet sich ein Fenster, und Sie können in einem oder mehreren Feldern angeben, worin gesucht wird: Absender, Empfänger und Textkörper. Wenn Sie Ihre Suchkriterien eingegrenzt haben, klicken Sie auf die Schaltflächen Vor oder Zurück, um die Fundstellen durchzublättern, oder Sie verwenden Alle finden, um die passenden E-Mails gleichzeitig zu markieren. Beachten Sie, daß die Suche im Textkörper von Mails viel länger dauert als das Durchsuchen ihrer Kopfzeilen, da der Mailtext nicht von Claws Mail zwischengespeichert wird. Die Erweiterte Suche kann aktiviert werden, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen anklicken, wodurch Sie Suchausdrücke wie in den Filterregeln einsetzen können.

Wenn Sie sich eine lange E-Mail anschauen und einen bestimmten Teil darin finden möchten, können Sie den Punkt In aktueller Nachricht suchen... aus dem Menü Bearbeiten benutzen. Dies funktioniert wie die Suche in einem Textdokument.

Die letzte Möglichkeit, nach E-Mails zu suchen, verwendet dieSchnellsuche, die Sie anzeigen oder verbergen können, indem Sie auf die kleine Lupe unterhalb der Nachrichtenliste klicken. Sie ist ebenfalls über den Punkt Schnellsuche im Menü Bearbeiten zu erreichen. Die Schnellsuche ist mächtiger als die normale Suche, denn sie verwendet die Standard-Kopfzeilen (Von, An, Betreff) oder im Modus Erweitert wohl ziemlich jedes vorstellbare Kriterium. Ist der Modus Erweitert aktiv, erscheint die Schaltfläche Information, mit der Sie die Such-Syntax einsehen können. Eine Schaltfläche Bearbeiten ist ebenfalls vorhanden, so daß Sie schnell eine Regel erstellen können. Sie können die Schnellsuche auch konfigurieren, um damit rekursiv Ordner zu durchsuchen, einstellen, ob sie sich rücksetzen soll, wenn Sie den Ordner wechseln, oder ob die Sucheingabe automatisch ergänzen soll (Eine Suche, die Ergebnisse dynamisch aktualisiert, wenn die Eingabe aussetzt).

Wenn Sie nach Eingabe der Suchfolge die Eingabetaste drücken, verkürzt sich die Nachrichtenliste und zeigt Ihnen nur die gefundenen Nachrichten. Wenn Sie die Suche rekursiv durchführen, verwandelt sich das Symbol eines jeden Unterordners, der passenden E-Mails enthält, in ein Lupensymbol. Auf diese Weise können Sie Ihre ganze Mailbox auf einmal durchsuchen. Wird die Suche im dauerhaften Modus ausgeführt, bleibt der Filter erhalten, wenn Sie zum nächsten Ordner wechseln. Dies kann zunächst störend wirken, denn Sie könnten es vergessen, ist jedoch in manchen Fällen praktisch, wenn Sie z.B. Mailtext durchsuchen und nicht sicher sind, in welchem Ordner die gesuchte E-Mail liegt: eine rekursive Suche im Textkörper von Mails über eine ganze Mailbox kann langwierig sein.